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外国人入居者の受け入れで不動産会社に求められる対応とは？契約・入居後のポイント
日本で暮らす外国人の増加に伴い、賃貸住宅市場でも外国人入居者を受け入れる機会が広がっています。不動産会社にとって、外国人入居者への対応は一部の物件だけの課題ではなく、今後の賃貸経営や管理業務を考えるうえで重要なテーマのひとつです。
一方で、外国人入居者の受け入れに際して、「契約内容を十分に理解してもらえるだろうか」「日本の生活ルールをどのように説明すればよいのか」「入居後の問い合わせに対応できるだろうか」と不安を感じる不動産会社や管理会社もあるのではないでしょうか。
外国人入居者への対応では、契約や入居手続きに加え、入居後の生活に必要な情報を適切に案内することも大切です。ただし、不動産会社があらゆる制度や生活上の問題に詳しくなり、すべてを自社だけで対応する必要はありません。
本記事では、外国人入居者の受け入れに際して不動産会社に求められる対応を、契約時・入居時・入居後の場面に分けて解説します。多言語資料や公的な相談窓口、専門サービスの活用方法も紹介します。
在留外国人の増加で、不動産会社に求められる対応はどう変わる？
外国人入居者を受け入れる際、不動産会社が担う基本的な役割は、日本人の入居者と大きく変わりません。物件の紹介、契約手続き、入居に必要な案内などを行い、契約内容に沿って住まいを提供します。
一方で、外国人入居者の場合、日本語での情報収集が難しかったり、日本の賃貸借契約や生活ルールになじみがなかったりすることがあります。そのため、説明の仕方や情報提供の方法を工夫する必要が生じる場合があります。
例えば、次のような対応が考えられます。
- 契約条件や重要事項を、入居者が理解できる方法で説明する
- ゴミ出しや騒音など、物件ごとの生活ルールを案内する
- 入居後に困った際の問い合わせ先を伝える
- 行政手続きや公的制度について、信頼できる情報源を案内する
- 多言語での問い合わせや生活上の相談に対応できる体制を整える
重要なのは、外国人入居者だからといって特別な対応を一律に行うことではありません。入居者の日本語能力や生活経験、個々の状況に応じて、必要な情報が伝わる方法を考えることです。
また、制度や専門的な手続きについて、不動産会社がすべてを説明・代行する必要はありません。自社で対応する範囲と、外部の情報源や専門窓口に案内する範囲を整理しておくことも大切です。
外国人入居者の受け入れで押さえたい3つの対応
外国人入居者への対応は、契約時だけで完結するものではありません。入居前から入居後まで、必要な情報を適切なタイミングで伝えられるようにしておくと、日々の業務を進めやすくなります。
1. 契約内容や入居条件を分かりやすく説明する
賃貸借契約では、家賃や初期費用、契約期間、更新、解約、退去時の原状回復など、入居者に理解してもらうべき事項が多くあります。
こうした内容は、外国人入居者に限らず、認識の違いがあると後々の行き違いにつながる可能性があります。特に、契約上の義務や費用負担に関わる事項は、契約書を渡すだけでなく、内容を理解できるように説明することが重要です。
対応にあたっては、次のような工夫が考えられます。
- 専門用語をできるだけ避け、具体的な言葉で説明する
- 必要に応じて、対応言語の契約関連資料を活用する
- 金額や期限、手続きの流れを具体的に示す
- 入居者が疑問点を確認できる機会を設ける
国土交通省では、外国人の民間賃貸住宅への入居を円滑にするため、賃貸借契約や入居時の注意事項などに関する多言語の資料を公開しています。自社で説明資料を一から作成するのではなく、こうした公的資料を活用することも選択肢のひとつです。
2. 入居時に生活ルールや必要な情報を案内する
入居後の生活では、ゴミの分別や収集日、騒音への配慮、共用部分の使い方など、地域や物件ごとのルールを確認する場面があります。
日本での生活経験が少ない入居者の場合、こうしたルールを知らなかったり、母国での習慣との違いに戸惑ったりすることも考えられます。
そのため、入居時には、物件で守ってほしいルールとあわせて、確認に使える資料や問い合わせ先を案内しておくとよいでしょう。
例えば、ゴミ出しについては、自治体が公開している分別表や多言語の「家庭ごみの出し方」を案内する方法があります。防災については、自治体の防災マップや避難場所の情報を紹介することも考えられます。
また、すべての情報を一度に口頭で説明すると、入居者が後から内容を確認しにくくなる場合があります。資料やウェブサイトのURLを共有し、必要なときに見返せるようにすることも有効です。
3. 入居後の問い合わせ先や相談窓口を明確にする
入居後には、設備の使い方、契約の更新や解約、生活ルールなど、さまざまな問い合わせが発生する可能性があります。
こうした問い合わせに対応するためには、入居者が「何かあったときに、どこへ連絡すればよいのか」を把握できるようにしておくことが大切です。
例えば、次のように問い合わせ先を整理して案内できます。
- 設備の故障や建物の管理に関する問い合わせ：管理会社など
- 契約内容や更新・解約に関する問い合わせ：契約を担当する不動産会社など
- 行政手続きや公的制度に関する相談：自治体や担当行政機関など
- 言葉の違いによる生活上のコミュニケーション：利用できる多言語サポート窓口など
問い合わせの内容に応じて案内先を整理しておけば、不動産会社がすべての相談を抱え込まずに済みます。
特に、公的制度や行政手続きについては、情報が古くなっていたり、個人の状況によって必要な対応が異なったりする場合があります。自社で判断しきれない場合は、担当機関の公式情報や相談窓口を案内することが重要です。
公的機関の多言語資料を活用して情報提供の負担を減らす
外国人入居者への説明に不安がある場合、まず活用したいのが、国や自治体などの公的機関が公開している多言語資料です。
制度や生活ルールについて不動産会社が独自に説明資料を作成すると、内容の確認や翻訳に時間がかかるほか、制度変更に合わせて更新する必要もあります。公的機関の資料を活用すれば、正確な情報源を入居者に案内しやすくなります。
外国人入居者の受け入れを支えるGTNの家賃保証サービス
外国人入居者の受け入れを進めるうえで、不動産会社やオーナーが不安を感じるポイントのひとつが、契約後の対応です。
GTNでは、家賃保証サービスを通じて、外国人入居者の受け入れをサポートしています。
家賃保証だけでなく、多言語によるサポート体制を整えることで、不動産会社・管理会社・入居者の間に立ち、円滑なコミュニケーションを支援しています。
外国人入居者の増加が進む今、安心して受け入れられる環境づくりは、空室対策や入居率向上にもつながる重要な取り組みです。
住まいや生活に関する情報
ゴミ出しや防災など、地域ごとの生活ルールについては、物件所在地の自治体のウェブサイトを確認しましょう。自治体によっては、英語、中国語、韓国語、ベトナム語などで案内を用意している場合があります。
また、外国人の賃貸住宅への入居に関する情報については、国土交通省のウェブサイトで、多言語のガイドラインや契約関係の資料を確認できます。
例えば、東京都大田区では、家庭ごみの分け方・出し方について、英語、中国語、韓国語、タガログ語、ネパール語、ベトナム語の案内を公開しています。また、ごみの収集日や分別方法を確認できる外国語版のアプリも用意されています。
このように、自治体によっては、外国人住民向けの多言語資料や情報提供サービスを利用できます。
入居者に生活ルールを案内する際は、物件所在地の自治体が公開している情報を確認し、必要な資料を紹介するとよいでしょう。
健康保険などの公的制度に関する情報
外国人入居者が日本で生活する際には、健康保険や年金、税金、住民登録など、住まい以外の制度について情報が必要になることもあります。
例えば、マイナ保険証の利用方法や資格確認書など、健康保険に関する情報については、厚生労働省が公開する案内資料や、加入している健康保険の窓口などを確認先として紹介できます。
ただし、これらの制度は個人の状況によって必要な手続きが異なる場合があります。不動産会社が個別の判断を行うのではなく、公式情報や担当窓口につなぐことを基本にするとよいでしょう。
このように、情報提供の仕組みを整える際は、必要な資料をすべて自社で作成するのではなく、既存の公的資料を探して整理し、社内で共有しておくことがポイントです。
厚生労働省「在日外国人向け マイナ保険証のご案内」
外国人入居者への対応を自社だけで抱え込まない
ここまで紹介したように、外国人入居者への対応には、契約内容の説明、生活ルールの案内、問い合わせ先の整理など、さまざまな場面があります。
一方で、不動産会社の業務は、物件の紹介や契約、管理対応など多岐にわたります。すべてのスタッフが複数の言語に対応したり、公的制度や生活上の相談に詳しくなったりすることは、現実的に難しい場合もあります。
そのため、自社で対応することと、外部の資料・窓口・専門サービスを活用することを分けて考えるのが重要です。
例えば、次のような仕組みづくりが考えられます。
- よくある問い合わせと回答を社内で共有する
- 公的機関の多言語資料や相談窓口を一覧にする
- 入居時に案内する資料や連絡先を定型化する
- 多言語対応が必要な場面で利用できる外部サービスを把握する
こうした準備を進めておけば、問い合わせのたびに情報を探したり、対応できるスタッフを探したりする負担を抑えやすくなります。
外国人入居者の受け入れを継続的に進めるためには、個々のスタッフの語学力や経験だけに頼るのではなく、必要な情報や相談先にアクセスできる体制を整えることが大切です。
外国人入居者の受け入れを支えるGTNのサービス
外国人入居者の受け入れにあたっては、契約時の説明だけでなく、入居後の問い合わせや生活ルールの案内など、継続的な対応も重要です。こうした対応を不動産会社だけで抱え込まず、外部のサービスを活用することも一つの方法です。
GTNでは、外国人入居者の住まいに関する課題を支えるサービスを提供しています。
家賃保証サービスでは、外国人入居者の賃貸契約を支援しています。また、GTNの家賃保証を利用している入居者は、入居者向けアプリからチャットで問い合わせることができます。
さらに、ゴミ出しや騒音など、入居後の生活ルールに関する注意喚起文も多言語で提供しています。入居者への案内に活用することで、生活ルールを伝える際の選択肢を増やせます。
このように、家賃保証だけでなく、入居後の問い合わせや生活ルールの案内を支える仕組みも組み合わせることで、不動産会社の外国人入居者対応をサポートします。
※アプリのご利用はGTN家賃保証サービスをご契約の方に限ります。
まとめ
在留外国人の増加に伴い、不動産会社には物件の紹介や契約だけでなく、外国人入居者が安心して生活できるよう、必要な情報を適切に案内することも求められています。
対応を進めるうえでは、契約内容の説明、生活ルールの案内、入居後の問い合わせ先の整理が基本となります。また、公的機関の多言語資料や相談窓口を活用することで、自社ですべての情報を用意したり、専門的な制度を説明したりする負担を抑えられます。
外国人入居者への対応を自社だけで抱え込む必要はありません。自社で担う業務と外部に頼れる部分を整理し、必要に応じて専門サービスや多言語サポートを活用することが、継続的な受け入れ体制づくりにつながります。