外国人採用に必須！「在留資格認定証明書」とは？申請方法・必要書類・注意点を徹底解説

在留資格認定証明書とは？企業が知っておくべき基礎知識

まずは「在留資格認定証明書」とは何か、そして企業がなぜ知っておく必要があるのかを押さえておきましょう。

役割や他の書類との違い、必要になるケースを理解することで、採用計画全体の見通しが立てやすくなります。

在留資格認定証明書（Certificate of Eligibility）の役割と目的

「在留資格認定証明書」は、英語ではCertificate of Eligibility（COE）と言い、日本への入国を希望する外国人について「在留資格※の条件を満たしている」と法務省が事前に認定する書類です。

この証明書があることで、外国人本人のビザ審査がスムーズになり、通常よりも短期間での発給が可能になります。

採用計画を予定どおりに進めるうえで、企業にとって欠かせない存在です。

※「短期滞在」、「永住者」を除く

在留資格認定証明書はなぜ必要？いつ使う？

海外から日本を訪れる外国人のうち、旅行などを目的とした短期の滞在であれば、到着した空港などに置かれた出入国在留管理局の支局にて、その場で上陸のための審査を受けることになります。

ところが、仕事に就くことを目的とするような、滞在期間が3カ月を超える長期のケースでは、この審査に非常に多くの時間を要してしまいます。こうした事情から、「日本への入国を認めてよいかどうか」の判断を前もって日本国内で済ませておき、そこで問題なしと認められれば、「実際に来日した時点で正式な在留資格を付与します」という裏付けとして、在留資格認定証明書が交付される仕組みになっているのです。

この在留資格認定証明書を受け取った後は、来日に先立って、申請人が暮らす国に置かれた日本の大使館／領事館の窓口へ同証明書を提出し、査証（ビザ）の申請手続きへと進んでいきます。

在留資格認定証明書の提出先と、どこで受け取れるのか

在留資格認定証明書を手に入れる手続きは、受入機関の住所地を担当する地方出入国在留管理局で行うことになります。

在留資格認定証明書交付申請の進め方には、外国人本人が日本まで足を運んで自ら申請するパターンと、受入機関（企業）などが日本国内で本人に代わって申請するパターンがあります。いずれを選んでも構いませんが、外国人本人がわざわざ来日するのは負担が大きいため、実務上は受入機関（企業）などが日本国内で代理申請を担うケースが目立ちます。手続きそのものを行政書士に任せることもでき、特定技能ビザであれば登録支援機関の職員が申請を取次ぐことも認められています。

なお、身分系在留資格にあたる場合は、日本に住む親族が申請者となります。

申請を済ませてから1～3カ月ほどで、在留資格認定証明書が申請者のもとへ郵送で届きますので、これを外国人本人へ送り届けてください。在留資格認定証明書は、紙での交付のほか、一定の条件を満たす場合は電子メールで受け取ることもできます。電子交付の場合は、そのメールを海外にいる外国人本人へ転送することができます。

外国人本人の手元に無事に届いたら、その本人が暮らす国にある日本の大使館／領事館の窓口で在留資格認定証明書を提示し、査証申請の手続きへと進みます。

参照元：出入国在留管理庁『在留資格認定証明書交付申請』

在留資格・在留カード・ビザとの違い

在留資格認定証明書は「在留資格」「ビザ」「在留カード」とよく混同されますが、それぞれ役割が異なります。

• 在留資格：日本でどのような活動を行うかを示す法的ステータス
• ビザ（査証）：大使館・領事館が入国を許可するための証明
• 在留カード：入国後に交付される、資格・期間を記載した身分証

在留資格認定証明書は、ビザ申請の前提となる「事前審査用の書類」という位置づけです。

この違いを理解しておくと、採用時の手続きで混乱するリスクを防げます。

外国人の就労ビザについては「外国人の就労ビザの種類と申請時の必要書類について」の記事でも詳しく解説しています。こちらも是非ご参考にしてください。

どんなときに必要？外国人採用・配偶者呼び寄せなどの主なケース

在留資格認定証明書は、以下のような場面で必要となります。

• 海外在住の外国人を採用し、日本で働いてもらう場合
• 海外にいる配偶者や家族を呼び寄せる場合

つまり、「中長期で滞在する前提の採用・呼び寄せ」では、必ず押さえるべき書類です。

在留資格認定証明書交付申請の流れと企業が行う手続き

手続きをスムーズに進めるためには、全体の流れを理解しておくことが重要です。

どの段階で企業が対応すべきかを把握しておくことで、準備の抜け漏れを防げます。

申請〜入国までの全体ステップ

申請から入国までの一般的な流れは次のとおりです。

1. 申請書類の作成
2. 地方出入国在留管理官署への申請
3. 証明書の交付
4. 外国人によるビザ申請
5. 日本への入国・在留カードの受け取り

企業は特に①〜③の段階で中心的な役割を担います。

全体像を把握しておくと、採用スケジュールの遅延を防ぎやすくなります。

STEP1：在留資格認定証明書交付申請書の作成

まずは申請書の準備です。

活動内容（就労・留学など）に応じた様式を選び、必要事項を記入します。

一般的には、受け入れ企業が代理申請を行います。

書類の不備は審査遅延や不受理の原因になるため、チェックリストを用意して慎重に確認しましょう。

初めての場合は行政書士への依頼も選択肢の一つです。

参照元：出入国在留管理庁『在留資格認定証明書交付申請』

STEP2：地方出入国在留管理官署への申請と審査

申請書が揃ったら、管轄の出入国在留管理局に提出します。

審査には1〜3か月かかるのが一般的です。

採用スケジュールを見据え、入国予定日の3か月前までの申請を目安にしましょう。

STEP3：在留資格認定証明書交付後の対応（在留資格認定証明書交付後）

証明書が電子メールで交付された場合は、そのメールを外国人本人へ転送します。

紙で交付された場合も、表裏両面の写しを本人へ共有し、査証申請や上陸申請に利用することが可能です。

交付後の対応の速さが、入国スケジュールの正確さに直結します。

STEP4：大使館・領事館でのビザ申請

外国人本人は、自国の日本大使館・領事館に証明書を提出してビザを申請します。

通常は1週間ほどで審査が完了しますが、地域によってはさらに時間がかかるため、余裕を持ったスケジュールが大切です。

STEP5：日本入国・在留カード発行までの流れ

ビザ発給後、日本への入国手続きに進みます。

主要空港(成田・羽田・中部・関西など)では、証明書とビザを提示して上陸許可を受けると、その場で在留カードが交付されます。これら以外の港から入国した場合は、後日、住居地の届出後に郵送で交付されます。

ここまで完了して初めて、就労開始が可能になります。

外国人の雇用に関する流れについては「採用担当者必見！外国人を雇用するまでの流れと手続きを解説」の記事でも詳しく解説しています。こちらも是非参考にしてください。

在留資格認定証明書を取得するには

在留資格認定証明書を手に入れるには、これまで触れてきたとおり、受入機関あるいは日本に住む親族の方が、担当となる出入国在留管理局へ交付申請を出す必要があります。ここからは、そろえるべき書類や手続きの流れを整理して解説していきます。

交付申請の必要書類

交付申請でそろえる書類について、就労ビザを題材に見ていきましょう。

技人国ビザや特定技能ビザでは、会社の規模に応じて「カテゴリー」が分けられており、そのカテゴリーごとに求められる書類も違ってきます。自社がどのカテゴリーに該当するのかを確認し、それに合った書類を準備しましょう。

カテゴリー1 → 日本の証券取引所に上場している企業など、一定の条件を満たす企業
カテゴリー2 → 前年分の給与所得の源泉徴収票などの法定調書合計表で源泉徴収税額が1,000万円以上の団体・個人、または在留申請オンラインシステムの利用申出の承認を受けている機関(カテゴリー1に当てはまるものを除く)
カテゴリー3 → 前年分の職員の給与所得の源泉徴収票などの法定調書合計表を提出している団体・個人（カテゴリー2に当てはまるものを除く）
カテゴリー4 → 上記のいずれにも当てはまらない企業

技術・人文知識・国際業務ビザ（以下、技人国ビザ）に必要な書類

技人国ビザについては、全カテゴリーで共通してそろえる書類に加え、自社が属するカテゴリーに応じた書類を上乗せして用意するかたちになります。

特定技能ビザに必要な書類

このほかにも、分野ごとに試験の合格証（申請人本人が用意）や、協議会への加入証明書（企業側が用意）などが求められるケースがあります。必要書類は在留資格や雇用形態によって異なります。基本的な書類を押さえた上で、自社のケースに応じた追加書類がないかを確認しておきましょう。

在留資格認定証明書の有効期限と注意点（在留資格 証明書 発行）

有効期限を誤解していると、採用計画全体に影響が出ることもあります。

期限や紛失時の対応、返納のルールを必ず押さえておきましょう。

有効期限と入国までのスケジュール管理

在留資格認定証明書の有効期限は交付日から3か月です。

期限を過ぎると再申請が必要になるため、入国予定日との調整が欠かせません。

紛失・期限切れ・返納が必要なケース

交付後に起こり得る代表的なケースと対応は以下の通りです。

• 紛失した場合：再交付申請が必要
• 期限切れ：再申請し直し
• 渡航中止：証明書を返納

このような事態が発生したときに慌てないよう、社内でも共有ルールを決めておくと安心です。

交付後の保存と活用（在留資格認定証明書 PDF／在留資格 証明書 英語）

PDF化や英訳を準備しておくと、海外拠点や本人とのやり取りがスムーズになります。

特に複数名の採用を進める場合は、電子管理を導入すると効率的です。

申請にかかる費用と企業が知っておきたいコスト

「費用はどれくらいかかるのか」は採用計画を立てる上で重要なポイントです。

事前に把握しておきましょう。

申請料そのものは無料ですが、次のような実費がかかります：

• 書類準備費（証明写真・登記簿取得費など）
• 郵送費用
• 行政書士への依頼費（約10万円前後）

社内で対応する場合と外部へ依頼する場合のコスト差も考慮して、最適な方法を選びましょう。

不許可・不交付を防ぐためのチェックポイント

せっかく申請しても、不許可になるケースは少なくありません。

代表的な原因と防止策を把握しておきましょう。

よくある不許可理由と対策

審査で不許可となる主な原因は次の通りです。

• 書類の不備や記入ミス
• 虚偽記載や不適切な雇用条件
• 職務内容が在留資格と合わない

これらは、提出前の二重チェックと正確な記載でほとんど防ぐことができます。

特に「職務内容の整合性」は審査で重視されるため、注意が必要です。

再申請時の注意点

不許可理由を明確にし、改善した上で再申請を行いましょう。

原因が不明な場合は、入管に問い合わせて具体的な指摘を受けるのが有効です。

企業が確認すべき体制・条件

申請に先立ち、次のような点を社内で確認しておくことも重要です。

• 社内の受け入れ体制（労働環境・支援体制）が整っているか
• 雇用契約・業務内容が在留資格と一致しているか

事前準備を徹底することで、不許可リスクを大きく減らせます。

よくある質問

Q1. 在留資格認定証明書はどんなときに必要ですか？

A. 主に以下のケースで必要になります。

• 海外在住の外国人を採用して日本で働いてもらう場合
• 海外にいる配偶者や家族を日本に呼び寄せる場合
  中長期滞在を前提とした採用や呼び寄せには、必ずこの証明書が必要です。

Q2. 在留資格認定証明書の申請から入国までの流れを教えてください。

A. 一般的な流れは次のとおりです。

1. 申請書類作成（企業が代理で行う場合が多い）
2. 地方出入国在留管理官署へ提出・審査（1〜3か月）
3. 証明書の交付・本人への送付
4. 外国人本人が自国でビザ申請（大使館・領事館）
5. ビザ発給・日本入国・在留カードの受領
   ここまで完了して初めて、外国人は就労を開始できます。

Q3. 在留資格認定証明書の有効期限はどのくらいですか？

A. 有効期限は交付日から3か月間です。

この期間内にビザ申請と入国を完了しないと無効になります。

採用スケジュールに余裕を持ち、期限切れに注意しましょう。

Q4. 在留資格認定証明書の申請に必要な書類は？

A. 在留資格の種類によって異なりますが、一般的には以下の書類が必要です。

企業側の書類

• 雇用契約書または内定通知書
• 会社登記簿謄本
• 直近の決算書・損益計算書
• 事業概要書

外国人本人の書類

• 履歴書・職務経歴書
• 最終学歴の卒業証明書
• パスポートコピー・写真

業種や資格によって追加書類が求められるため、事前確認が重要です。

Q5. 申請にかかる期間はどのくらいですか？

A. 通常、申請から交付まで1〜3か月程度かかります。

入国予定日の約3か月前には申請を済ませておくと安心です。

書類不備や審査混雑で遅延することもあります。

Q6. 紛失したり、有効期限が切れた場合はどうすればいいですか？

A. 以下のように対応します。

• 紛失時：再交付申請が必要です。
• 期限切れ：再申請が必要になります。
• 渡航中止：証明書を入管に返納します。
  いずれの場合も、早めに入管へ連絡し、再発行や返納手続きを進めましょう。

Q7. 在留資格認定証明書の申請に費用はかかりますか？

A. 入管への申請料は無料ですが、以下のような実費が発生します。

• 登記簿謄本・証明書の取得費用
• 郵送費（EMSなど）
• 行政書士に依頼する場合の報酬（約10万円前後）
  社内で対応できるか、外部依頼するかを比較検討しておきましょう。

Q8. 不許可（不交付）になる主な理由は何ですか？

A. 代表的な不許可理由は以下の通りです。

• 書類の不備・記入ミス
• 雇用契約や職務内容が在留資格と一致していない
• 不適切な雇用条件や虚偽記載
  審査では「職務内容と資格要件の整合性」が重視されます。提出前に必ず二重チェックを行いましょう。

Q9. 不許可になった場合、再申請できますか？

A. はい、可能です。

ただし、不許可理由を明確にしたうえで再申請する必要があります。

入管からの指摘内容を確認し、改善点（職務内容・雇用条件・書類精度など）を修正して再提出しましょう。

Q10. 在留資格認定証明書はPDFや英訳版でも使えますか？

A. 在留資格認定証明書は、紙での交付に加えて、電子メールで受け取ることも可能です。

電子メールで交付された場合は、そのメールを海外にいる外国人本人へ転送し、査証申請や上陸申請の際にスマートフォン等で提示できます。

紙で交付された場合も、表裏両面の写しを査証申請・上陸申請に利用できます。

そのため、必ずしも紙の原本を海外へ郵送する必要はありません。

特に複数人を同時に採用する場合は、電子管理を導入すると効率的です。

まとめ

申請から入国までの流れを理解し、書類準備・有効期限・不許可対策を押さえておくことで、採用プロセスがよりスムーズに進みます。

最後に、企業が押さえておくべきポイントをまとめます。

• 採用予定日の3か月以上前から準備を始める
• 書類と職務内容の整合性を必ず確認する
• 有効期限や返納ルールを社内で共有しておく

これらを実践すれば、優秀な外国人材を安心して迎え入れる体制を整えられるでしょう。