外国人の在職証明書とは？入管手続きで必要な場面・記載事項・書き方を解説

外国人の在職証明書とは｜入管手続きで提出を求められる書類

在職証明書は、勤務先が、その人が自社に在籍していることなどを証明する書類です。就労資格の在留申請について出入国在留管理庁がまとめたQ&Aでは、在職証明書について決まった様式はない とされています。そのうえで、申請人の氏名・国籍・生年月日・性別、所属部署、入社年月日、職務上の地位・給与額、職務の内容を記載したものを用意するよう案内されています。

出典：出入国在留管理庁「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Q&A）」（令和8年7月）

入管手続きでの在職証明書は、提出書類一覧の中で次のような位置づけで挙げられています。本記事では、この2つの場面に分けて説明します。

• 自社の社員の職業を示す：家族滞在の申請で扶養者の職業を示す、永住許可申請で職業を示す
• 採用する人の職歴を示す：技術・人文知識・国際業務や技能の申請で、関連する業務に従事した期間を示す

出典：出入国在留管理庁「在留資格『家族滞在』」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「永住許可申請3」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「在留資格『技能』調理師としての活動を行おうとする場合」（2026年9月時点）

就労資格証明書・退職証明書との違い

名称が似た書類に、就労資格証明書と退職証明書があります。発行する主体と、証明する内容が異なります。

就労資格証明書は、外国人本人の申請に基づいて交付されます。出入国在留管理庁は、就労資格証明書は就労活動を行うための許可書ではなく、これがなければ就労活動を行うことができないというものでもないと説明しています。

出入国管理及び難民認定法（入管法）第19条の2第2項では、外国人を雇用する際などに、その人が行うことができる就労活動が明らかな場合には、就労資格証明書を提示しないことを理由として不利益な取扱いをしてはならない と定められています。

出典：出入国在留管理庁「就労資格証明書（入管法第19条の2）」（2026年9月時点）／e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（2026年9月時点）

退職証明書は、労働基準法第22条に定められた書類で、労働者が退職の場合に請求したときは、使用者は遅滞なく交付しなければなりません。証明書には、労働者の請求しない事項を記入してはならないとされています。

出典：e-Gov法令検索「労働基準法」（2026年9月時点）

在職証明書の提出が求められる入管手続き

出入国在留管理庁が在留資格ごとに示している提出書類のうち、本記事では次の手続きを取り上げます。

出典：出入国在留管理庁「在留資格『家族滞在』」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「永住許可申請3」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「在留資格『技能』調理師としての活動を行おうとする場合」（2026年9月時点）

技術・人文知識・国際業務と技能（調理師）の在留期間更新許可申請 の提出書類一覧には、在職証明書は挙げられていません。カテゴリー3・4では、住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書などが挙げられています。ただし出入国在留管理庁は、審査の過程で、ページに記載のない資料を求める場合もあるとしています。

出典：出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「在留資格『技能』調理師としての活動を行おうとする場合」（2026年9月時点）

自社の社員のために発行する場面（家族滞在・永住許可申請）

社員が家族を呼び寄せる場合、家族滞在の申請では「扶養者の職業及び収入を証する文書」の提出が求められます。扶養者が報酬を受ける活動を行っている場合は、在職証明書又は営業許可書の写し等（扶養者の職業がわかる証明書）と、住民税の課税（又は非課税）証明書及び納税証明書が挙げられています。

出典：出入国在留管理庁「在留資格『家族滞在』」（2026年9月時点）

就労関係の在留資格の方が永住許可を申請する場合は、「申請人又は申請人を扶養する方の職業を証明する資料」として、会社等に勤務している場合は在職証明書1通 の提出が求められます。

出典：出入国在留管理庁「永住許可申請3」（2026年9月時点）

厚生労働省の外国人雇用管理指針（外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針）は、外国人労働者が在留資格を変更しようとするとき又は在留期間の更新を受けようとするときに、事業主が勤務時間の配慮その他必要な援助を行うよう努めることを求めています。

出典：厚生労働省「外国人労働者の雇用管理の改善等に関して事業主が適切に対処するための指針」（令和8年10月1日改正）

採用する人の前の勤務先に発行してもらう場面（技術・人文知識・国際業務・技能）

技術・人文知識・国際業務の申請では、カテゴリー3・4の企業の場合、学歴又は職歴等を証明する文書のいずれかを提出します。その一つが「在職証明書等で、関連する業務に従事した期間を証明する文書」です。

技能（調理師）の申請では、カテゴリー3・4の企業の場合、「所属していた機関からの在職証明書（所属機関の名称、所在地及び電話番号が記載されているものに限る。）等」で、申請に係る技能を要する業務に従事した期間を証明します。在職証明書を発行するのは、申請人がその業務に従事した勤務先です。

なお、技術・人文知識・国際業務のこの書類には、関連する科目を専攻した期間が書かれた学校からの証明書も含まれます。確認する点は、後半の「経験者を採用するときの前職の在職証明書の確認点」で説明します。

出典：出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「在留資格『技能』調理師としての活動を行おうとする場合」（2026年9月時点）

企業のカテゴリーによって提出の要否が変わる

技術・人文知識・国際業務と技能では、受け入れる企業（所属機関）の規模に応じて4つのカテゴリーに分かれ、提出書類が異なります。出入国在留管理庁は、所属機関の規模が大きい場合、提出資料は簡略化されると説明しています。

カテゴリー1・2については、その他の資料は原則不要とされています。そのため、前の勤務先の在職証明書の提出が挙げられているのは、カテゴリー3・4の企業が申請する場合 です。ただし、提出書類が簡略化されても、上陸許可基準（学歴又は実務経験など）は企業のカテゴリーで分けられていません。カテゴリー1・2の企業でも、候補者が基準を満たしているかは確かめておく必要があります。なお、令和8年4月15日以降の申請から、カテゴリー3・4の企業は「所属機関の代表者に関する申告書」などを追加で提出する必要があります。

出典：出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Q&A）」（令和8年7月）／出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』該当する活動・上陸許可基準」（2026年9月時点）

入管に出す在職証明書の記載事項と書き方

出入国在留管理庁のQ&Aが示す記載事項

就労資格の在留申請について出入国在留管理庁がまとめたQ&Aでは、自社に所属する申請人から在職証明書の発行を依頼された場合について、次の事項を記載したものを用意するよう案内しています。

あわせて、証明者の所属企業名、所在地、職名・氏名を末尾に記載する よう求めています。表の右の列は、記載の誤りを防ぐために社内で確かめておきたい点を、本記事で整理したものです。

出典：出入国在留管理庁「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Q&A）」（令和8年7月）

一方、家族滞在と永住許可申請のページには、在職証明書に書く項目は示されていません。家族滞在では「扶養者の職業がわかる証明書」、永住許可申請では会社等に勤務している場合の「在職証明書 1通」とされているだけです。どちらのページも、申請書の書き方や必要書類についての質問は、外国人在留総合インフォメーションセンター（0570-013904）に問い合わせるよう案内しています。

出典：出入国在留管理庁「在留資格『家族滞在』」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「永住許可申請3」（2026年9月時点）

なお、出入国在留管理庁は、在留資格認定証明書上の氏名と旅券（パスポート）上の氏名の表記が異なる場合には、入国までの各手続において確認を行う等により、手続に時間を要する場合があると案内しています。在職証明書の氏名も、旅券の表記とそろえておくと照合しやすくなります。

出典：出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」（2026年9月時点）

出入国在留管理庁の「参考様式1」は、トラスティド・トラベラー・プログラム（TTP）の様式

出入国在留管理庁のサイトには、日本語と英語を併記した「在職証明書 Certificate of Employment」の参考様式（参考様式1）があります。この様式は、トラスティド・トラベラー・プログラム（TTP）の疎明資料一覧のページで、カテゴリーB（所属機関）の在職証明書として案内されているものです。

トラスティド・トラベラー・プログラムは、商用、観光、親族訪問等の目的で日本に短期間滞在するために入国するビジネスパーソンや観光客等のうち、一定の要件を満たす人が、自動化ゲートを利用できるようにするものです。本記事で取り上げた技術・人文知識・国際業務、技能（調理師）、家族滞在、永住許可申請3のページには、この様式への案内はありません。在留資格の申請に使う在職証明書は、各ページの提出書類とQ&Aの記載事項をもとに作成します。

出典：出入国在留管理庁「トラスティド・トラベラー・プログラム（TTP）カテゴリー、疎明資料一覧」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「トラスティド・トラベラー・プログラムの概要」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「在職証明書 Certificate of Employment（参考様式1）」（2026年9月時点）

職務の内容は、在留資格で認められる活動と照らして書く

在職証明書の職務の内容は、その社員が在留資格で認められた活動を行っているかにかかわる記載です。

たとえば技術・人文知識・国際業務の該当例として、出入国在留管理庁は機械工学等の技術者、通訳、デザイナー、私企業の語学教師、マーケティング業務従事者等を挙げています。一方、Q&Aでは、一般的なサービス業務や製造業務等が主たる活動となるものは認められない とされています。

採用当初のOJTについては、一般的には業務習熟のために必要な研修として認められるとされています。ただし、OJTの期間が在留期間の大半を占めるような場合は、在留資格に該当する活動を行っていないこととなるため、認められません。また、審査のために業務内容をより具体的に確認する必要があると判断した場合は、職務内容の詳細な説明文等の追加提出を求める場合があるとされています。

出典：出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Q&A）」（令和8年7月）

入管法第59条の2では、出入国在留管理庁長官などが、許可に関する処分のために必要がある場合に事実の調査をさせることができ、公務所又は公私の団体に照会して必要な事項の報告を求めることができると定めています。

また第22条の4第1項第3号では、不実の記載のある文書の提出により上陸許可の証印等を受けたことが判明したときは、在留資格を取り消すことができるとされています。在職証明書は、実際の勤務状況と食い違いのない内容 で作成することが大切です。

出典：e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（2026年9月時点）

外国語の証明書には日本語訳を付け、国内の証明書は発行から3か月以内のものを出す

出入国在留管理庁は、提出書類が外国語で作成されている場合には、訳文（日本語）を添付するよう案内しています。海外の勤務先が外国語で発行した在職証明書を使う場合は、日本語訳の用意が必要です。

また、日本で発行される証明書は全て、発行日から3か月以内 のものを提出するよう案内しています。

出典：出入国在留管理庁「在留資格『技術・人文知識・国際業務』」（2026年9月時点）

外国人社員から在職証明書を頼まれたときの社内の流れと時期

発行するときの手順

自社の外国人社員から在職証明書を頼まれたときは、次の順で進めると、記載漏れや作り直しを防ぎやすくなります。

1. どの在留手続きに使うのかを本人に確認する（家族滞在、永住許可申請など）
2. 就労資格の申請に使う場合は、出入国在留管理庁のQ&Aが挙げる事項（氏名・国籍・生年月日・性別、所属部署、入社年月日、職務上の地位・給与額、職務の内容）を記載し、末尾に証明者の所属企業名、所在地、職名・氏名を記載する
3. 家族滞在や永住許可申請に使う場合は、書く項目が示されていないため、不明な点を外国人在留総合インフォメーションセンターに確認する
4. 社内の記録と照らし合わせて、記載内容を確かめる
5. 申請予定日を本人に確認し、発行日から3か月以内に申請できる時期に交付する

記載事項、問い合わせ先、3か月の案内は、前の章で紹介した出入国在留管理庁の資料によるものです。

出典：出入国在留管理庁「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Q&A）」（令和8年7月）／出入国在留管理庁「在留資格『家族滞在』」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「永住許可申請3」（2026年9月時点）

申請の時期と審査期間

在留期間更新許可申請は、在留期間の満了する日以前に行います。6か月以上の在留期間を持つ人は、在留期間の満了する3か月前から 申請できます。

出入国在留管理庁が示す標準処理期間は、次のとおりです。

出典：出入国在留管理庁「在留期間更新許可申請」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Q&A）」（令和8年7月）／出入国在留管理庁「永住許可申請」（2026年9月時点）

在留期間の更新を申請した場合、在留期間の満了の日までに処分がされないときは、その処分がされる時又は従前の在留期間の満了の日から2か月を経過する日が終了する時のいずれか早い時までの間、引き続き在留できるとされています（30日以下の在留期間の人を除く）。満了日までに申請を済ませられるよう、社員と申請予定日を共有しておくと、在職証明書の発行時期も決めやすくなります。

出典：e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（2026年9月時点）

会社の職員が申請を取り次ぐ場合

在留資格変更許可申請と在留期間更新許可申請は、原則として外国人本人の申請です。外国人を雇用する機関の職員が地方出入国在留管理局長から申請取次の承認を受け、かつ本人から依頼を受けている場合に限り、申請を取り次ぐことができます。在留申請オンラインシステムの利用申出の承認を受けている所属機関の職員は、本人に代わってオンラインで申請を行うこともできます。

出典：出入国在留管理庁「就労資格の在留諸申請に関連してお問い合わせの多い事項について（Q&A）」（令和8年7月）