外国人雇用状況届出書の書き方と提出期限｜様式の選び方と令和9年4月からの変更点

令和8年と令和9年の変更点

令和8年6月14日から、在留カードの券面と確認する位置が変わった

厚生労働省のリーフレット（令和8年6月版）では、令和8年6月14日交付分から在留カードの券面が変更になり、それに伴って、外国人雇用状況の届出の際に確認する項目の記載位置も変わると案内されています。

出入国在留管理庁によると、令和8年6月14日以降に交付される新様式の在留カードと特定在留カードでは、「在留期間」「許可の種類」「許可年月日」「交付年月日」が券面に記載されません。券面には、氏名、生年月日、性別、国籍・地域、住居地、在留資格、在留期間の満了日、在留カードの番号、在留カードの有効期限満了日、就労制限の有無、資格外活動許可を受けているときはその旨が記載されます。リーフレットに載っている新様式の在留カードの見本では、様式第3号の3の欄（在留期間）に当たる項目は、券面の「在留期間満了日」の欄に示されています。

券面に記載されない項目のうち、「在留期間」「許可の種類」「許可年月日」は、在留カード等読取アプリケーションで確認できます。出入国在留管理庁は、令和8年8月19日に、新様式の在留カードと特定在留カードでも「在留期間」「許可の種類」「許可年月日」を表示できる版をリリースしました。「交付年月日」は、この版でも確認できないとされています。

また、令和8年6月14日から、在留カードとマイナンバーカードが一体になった「特定在留カード」の運用が始まっています。雇い入れた外国人が特定在留カードを持っている場合も、特定在留カードや旅券などの提示を求めて届出事項を確認します。特定在留カードは、確認する事項の記載位置が通常の在留カードと異なるため、リーフレットの見本で位置を確かめておくと記入の誤りを防ぎやすくなります。

出典：厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に」（令和8年6月版）／出入国在留管理庁「新様式の在留カードに係る在留期間の確認方法について」（令和8年8月19日時点）／出入国在留管理庁「在留カード等読取アプリケーション／失効情報照会 サポートページ」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「特定在留カード交付申請について」（2026年9月時点）

令和9年4月1日からは、新しい様式第3号を使う

厚生労働省は、外国人雇用状況届出書（様式第3号）について、「令和9年4月1日からはこちらの様式を使ってください」として新しい様式を公開しています。国・地方公共団体が使う外国人雇用状況通知書も同様です。

同じ日には、施行規則の改正（令和8年厚生労働省令第95号のうち、令和9年4月1日に施行される部分）が施行されます。改正後の第10条では、届出事項から「特定技能の在留資格の場合の特定産業分野」と「特定活動の在留資格の場合に指定された活動」が外れます。資格取得届・資格喪失届で届け出る場合に併せて届け出る事項も、改正後は、在留資格と在留期間のほか、国籍・地域、資格外活動許可を受けていること（雇入れのみ）、在留カードの番号に整理されています。新しい様式第3号の裏面の注意書きでも、2の欄（在留資格）に特定産業分野や指定された活動を括弧書きで記載する旨の記述がなくなっています。

令和9年4月1日には、入管法（出入国管理及び難民認定法）の改正（令和6年法律第60号）も施行されます。改正後の入管法では、外国人本人が行う所属機関等に関する届出の対象となる在留資格の一覧に、「技能実習」に代わって「育成就労」が挙げられています。不法就労助長罪の罰則も同じ日に引き上げられます（次の章で説明します）。

改正省令の附則では、令和9年4月1日より前に新たに外国人を雇い入れた場合や、雇用する外国人が離職した場合の届出は、なお従前の例によるとされています。基準は届出の日ではなく雇入れ・離職の日のため、3月中の雇入れ・離職を4月に届け出る場合は、改正前の届出事項で届け出ることになります。また、改正前の様式の用紙は、当分の間、取り繕って使うことができるとされています。記入のしかたで迷う場合は、管轄のハローワークに確認しておくことをおすすめします。

出典：厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」（2026年9月時点）／e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律施行規則」（令和9年4月1日施行版、第10条・第11条・附則）／e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律施行規則」（第10条、2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」（R090401版）／厚生労働省「外国人雇用状況届出書（様式第3号）」（R080614版）／e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（令和9年4月1日施行版、第19条の16・第73条の2）／e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（第19条の16、2026年9月時点）

在留カードの確認と不法就労助長罪

届出の前に、在留カードで在留資格と就労制限を確認する

施行規則第11条は、事業主が届出を行うに当たり、外国人の氏名、在留資格、在留期間、生年月日、性別、国籍・地域、在留カードの番号を、中長期在留者については在留カードで、それ以外の外国人については旅券または在留資格証明書で確認しなければならないと定めています。資格外活動許可を受けている人はその許可を、特定技能や特定活動の人は指定書で分野や活動を確認します（指定書による確認は令和9年3月31日までの定めで、令和9年4月1日施行の改正後の第11条には、この定めはありません）。

在留カードの確認には、出入国在留管理庁が無料で配布している「在留カード等読取アプリケーション」が使えます（パソコンで使う場合は非接触型ICカードリーダライタ、スマートフォンで使う場合はNFC Type B対応の端末が必要です）。在留カード等が真正なものであることを認証し、ICチップ内に記録された情報をもとに券面に印字されている内容を画面に表示するアプリで、利用する際は、本人の同意を得たうえで在留カード等の提示を受けることが必要とされています。令和7年11月14日以降は、アプリから在留カード番号の失効情報照会も利用できます。画面の表示と券面が異なる、カードが読み取れないなど偽変造が疑われる場合は、近くの地方出入国在留管理官署に問い合わせるよう案内されています。

留学生などをアルバイトで雇う場合は、働ける範囲も確認します。「留学」の在留資格の人が資格外活動の包括許可を受けて働ける時間は、1週について28時間以内（教育機関の長期休業期間にあっては、1日について8時間以内）です。

出典：e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律施行規則」（第11条、2026年9月時点）／e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律施行規則」（令和9年4月1日施行版、第10条・第11条・附則）／出入国在留管理庁「在留カード等読取アプリケーション／失効情報照会 サポートページ」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「『留学』の在留資格に係る資格外活動許可について」（2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用状況届出Q&A」（2026年9月時点）

不法就労助長罪の罰則は、令和9年4月1日から引き上げられる

入管法第73条の2は、事業活動に関し外国人に不法就労活動をさせた者などを処罰する規定です（不法就労助長罪）。現行の罰則は、3年以下の拘禁刑若しくは300万円以下の罰金、またはその併科です。令和6年法律第60号による改正で、令和9年（2027年）4月1日から、5年以下の拘禁刑若しくは500万円以下の罰金、またはその併科に引き上げられます。

同条第2項は、次のようなことを知らないことを理由として処罰を免れることはできないと定めています。ただし、過失のないときは除かれます。

• その外国人の活動が、在留資格に応じた活動に属しない、収入を伴う事業を運営する活動または報酬を受ける活動であること
• その外国人が、資格外活動許可を受けていないこと
• その外国人が、在留期間の更新や変更を受けないで在留期間を経過して残留している者などであること

在留期間の満了日は、在留期間の更新や在留資格の変更で変わります。なお、在留期間の満了日までに更新や変更の申請をし、満了日までにその申請に対する処分がされないときは、その処分がされる時か、従前の在留期間の満了の日から2か月を経過する日が終了する時のいずれか早い時までの間、引き続きその在留資格で在留できると定められています（30日以下の在留期間を決定されている人の申請を除きます。入管法第20条第6項。更新の場合は第21条第4項で準用）。

届出の際に確認した在留資格、在留期間の満了日、就労制限の有無、資格外活動許可の内容を社内で記録し、満了日が近づいたら更新の状況を本人に確認する仕組みを持つことで、確認漏れの防止につながります。確認の記録を残しておくことで、後日、確認を実施した経緯を説明しやすくもなります。

出典：e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（第20条・第70条・第73条の2、2026年9月時点）／e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（令和9年4月1日施行版、第73条の2）

届出を忘れたとき・届出の内容が変わったとき

外国人雇用状況の届出をしなかった場合や、虚偽の届出をした場合は、30万円以下の罰金の対象になります（労働施策総合推進法第40条第1項第2号。令和8年10月1日施行の改正後は第50条第1項第2号）。法人の代表者や従業者などが、その法人の業務に関して違反行為をしたときは、行為者を罰するほか、その法人に対しても罰金刑を科すと定められています（同条第2項。改正後は第50条第2項）。厚生労働省のQ&Aでは、外国人であると容易に判断できるのに届け出なかった場合は、指導、勧告の対象になるとともに、30万円以下の罰金の対象とされています。

厚生労働省は、届出に当たって確認方法や記載方法で不明な点があれば、管轄のハローワークに問い合わせるよう案内しています。問い合わせ先には、都道府県労働局、ハローワークのほか、外国人雇用サービスセンターが挙げられています。届出の漏れや期限の超過に気づいた場合も、管轄のハローワークに相談し、指示を受けて対応することが適切です。

届出の内容に変更があったときも、相談が必要です。厚生労働省のリーフレットは、事業所の移転、統合、廃止、被保険者の転勤、在留資格の変更などを例に挙げ、外国人雇用状況届出担当窓口に相談するよう案内しています。

過去に届け出た内容を確かめたいときは、「事業所別外国人雇用状況届出一覧（写）交付請求書」を提出すると、過去に届出を行った外国人のうち、現在在職中で登録されている外国人の一覧の交付を受けることができます。担当者が交代したときや、届出の漏れがないかを点検するときに、この一覧と社内の名簿を照らし合わせる方法があります。

出典：e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」（第40条、2026年9月時点）／e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」（令和8年10月1日施行版、第50条）／厚生労働省「外国人雇用状況届出Q&A」（2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に」（令和8年6月版）／厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」（2026年9月時点）

場面別に見る、届出の流れ

ここでは、架空の場面を2つ想定し、誰が、いつまでに、どの届出を行うかを、一次情報に当てはめて整理します。実在の企業や人の事例ではありません。実際の手続きは、個々の事情によって異なる場合があります。

場面1：留学生をアルバイトで雇い、卒業後に正社員として採用する（架空の例）

ソフトウェア開発会社のA社が、日本の大学に在籍する留学生のBさんを、ある年の10月1日から週15時間のアルバイトとして雇い入れたとします。Bさんは翌年3月に卒業し、4月から「技術・人文知識・国際業務」の在留資格でエンジニアとして正社員になる予定、という想定です。

アルバイトの期間は、週の所定労働時間が20時間未満のため、Bさんは雇用保険の適用から除かれます（雇用保険法第6条第1号）。A社は、11月30日までに、Bさんが勤務する事業所施設の住所を管轄するハローワークに様式第3号を提出します。7の欄（資格外活動許可の有無）は、在留カード裏面の資格外活動許可欄で確認します。勤務時間は、資格外活動の包括許可の範囲である1週28時間以内（長期休業期間は1日8時間以内）で組みます。

卒業後に正社員として働くには、「留学」から「技術・人文知識・国際業務」への在留資格変更許可申請を行います。出入国在留管理庁は、この申請の標準処理期間を1か月〜2か月としており、不服申立方法は「なし」としています。許可は、変更を適当と認めるに足りる相当の理由があるときに限られます（入管法第20条第3項）。入社日は、許可が出る時期を見込んで設定し、許可が遅れた場合や許可されなかった場合の扱いを、内定の段階でBさんと確認しておくことが考えられます。

正社員になり雇用保険の被保険者となったときは、A社は、被保険者となった日の属する月の翌月10日までに資格取得届を提出し、17〜23欄を記入します。すでに様式第3号で届出済であることは、備考欄に記入するよう案内されています。アルバイトから正社員への切替えの届け方は、事前に管轄のハローワークに確認しておくと、手続きのやり直しを防ぎやすくなります。

出典：e-Gov法令検索「雇用保険法」（第6条、2026年9月時点）／e-Gov法令検索「雇用保険法施行規則」（第6条、2026年9月時点）／出入国在留管理庁「『留学』の在留資格に係る資格外活動許可について」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請」（2026年9月時点）／e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（第20条、2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に」（令和8年6月版）／e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律施行規則」（第12条、2026年9月時点）

場面2：特定技能の社員が退職し、同じ分野の別の会社に転職する（架空の例）

製造業のC社で、在留資格「特定技能1号（工業製品製造業）」の正社員として働くDさん（雇用保険の被保険者）が自己都合で退職し、同じ分野のE社に転職するとします。この場合、C社、Dさん本人、E社のそれぞれに届出があります。

特定技能所属機関による特定技能雇用契約に係る届出は、入管法第19条の18第1項第1号に基づくもので、C社は、特定技能雇用契約を終了した年月日と終了の事由を届け出ます。出入国在留管理庁のQ&Aでは、特定技能外国人が自己都合により退職する場合、受入れ困難に係る届出は必要なく、特定技能雇用契約の終了に係る届出のみでよいとされています。Dさん本人の届出は入管法第19条の16第2号に基づくもので、電子届出システム、窓口、郵送のいずれかで行います。

また、現行の入管法第20条第1項では、特定技能の在留資格を持つ人については、法務大臣が指定する本邦の公私の機関の変更も在留資格の変更に含まれています。DさんがE社で働くには、在留資格変更許可申請が必要です。同じQ&Aでは、在留資格変更許可を受けた際に、新たな特定技能雇用契約の締結の届出は必要ないとされています。E社は、この許可が出る時期を見込んで入社日を調整する必要があると考えられます。

なお、入管法第19条の17は、「技術・人文知識・国際業務」や「留学」など入管法別表第一の在留資格で在留する中長期在留者を受け入れている機関に、受入れの開始・終了などを出入国在留管理庁に届け出る努力義務を定めています。ただし、特定技能所属機関と、労働施策総合推進法第28条第1項の届出をしなければならない事業主は、この努力義務の対象から除かれています。外国人を雇用してハローワークに外国人雇用状況の届出を行う事業主は、この努力義務の対象に含まれないということです。

出典：出入国在留管理庁「特定技能所属機関による特定技能雇用契約に係る届出」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「特定技能所属機関からの随時届出に関連してお問い合わせの多い事項について（Q&A）」（令和7年6月）／出入国在留管理庁「所属（契約）機関に関する届出（高度専門職1号イ又はロ、高度専門職2号（イ又はロ）、研究、技術・人文知識・国際業務、介護、興行、技能、特定技能）」（2026年9月時点）／e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（第19条の16・第19条の17・第20条、2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に」（令和8年6月版）／e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律施行規則」（第12条、2026年9月時点）／e-Gov法令検索「雇用保険法施行規則」（第6条、2026年9月時点）

よくある質問

外国人雇用状況届出書の提出は義務ですか？

外国人を雇い入れた事業主と、雇用する外国人が離職した事業主には、労働施策総合推進法第28条に基づく外国人雇用状況の届出が義務づけられています。対象は、特別永住者と在留資格「外交」「公用」の方を除く外国人労働者です。一方、外国人雇用状況届出書（様式第3号）を使うのは、雇用保険の被保険者とならない外国人の場合です。雇用保険の被保険者となる外国人は、資格取得届・資格喪失届を提出することで届出を行ったことになります。

出典：e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」（第28条、2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」（2026年9月時点）

届出をしなかった場合、罰則はありますか？

外国人雇用状況の届出をしなかった場合や虚偽の届出をした場合は、30万円以下の罰金の対象になります（労働施策総合推進法第40条第1項第2号。令和8年10月1日施行の改正後は第50条第1項第2号）。厚生労働省のQ&Aでは、外国人であると容易に判断できるのに届け出なかった場合、指導、勧告の対象になるとともに、罰金の対象とされています。一方、氏名や言語などから外国人であると判断できなかったケースであれば、確認・届出をしなかったからといって法違反を問われることにはならないとされています。

出典：e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」（第40条、2026年9月時点）／e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」（令和8年10月1日施行版、第50条）／厚生労働省「外国人雇用状況届出Q&A」（2026年9月時点）

永住者や日本人の配偶者を雇う場合も、届出が必要ですか？

在留資格「永住者」や「日本人の配偶者等」「定住者」の方を雇う場合も、届出が必要です。厚生労働省のQ&Aでは、これらの身分に基づく在留資格の方も、日本国籍を取得していない限り外国人であるため、届出が必要とされています。一方、特別永住者の方は、外国人雇用状況の届出制度の対象外です。

出典：厚生労働省「外国人雇用状況届出Q&A」（2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に」（令和8年6月版）

届出のときに、在留カードのコピーを添付する必要はありますか？

外国人雇用状況の届出では、在留カード等のコピーをハローワークに提出する必要はありません。事業主は、在留カードや旅券などの提示を求めて、届け出る事項を確認します。厚生労働省のQ&Aは、届出の記載内容の正確性を担保するのは一義的には事業主であるとして、在留カードなどによりきちんと確認して届け出ることを求めています。

出典：厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」（2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用状況届出Q&A」（2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に」（令和8年6月版）

短期のアルバイトが届出の前に辞めた場合、届出は2回必要ですか？

届出は1回にまとめられます。厚生労働省のQ&Aでは、雇用保険の被保険者とならない短期のアルバイトとして雇い入れた外国人が届出期限前に離職した場合、雇入れと離職の届出をまとめて行うことが可能とされています。この場合は、様式第3号に雇入れ日と離職日の両方を記載します。届出期限内に同じ外国人を何度か雇い入れた場合も、様式に複数の雇入れ・離職日を記載して、まとめて届け出ることができます。

出典：厚生労働省「外国人雇用状況届出Q&A」（2026年9月時点）

外国人雇用状況届出書の様式は、どこで入手できますか？

外国人雇用状況届出書（様式第3号）は、ハローワークの窓口で配布されているほか、厚生労働省のウェブサイト「外国人雇用状況の届出について」からWord版とPDF版をダウンロードできます。同じページには、令和9年4月1日から使う新しい様式も掲載されています。雇用保険の被保険者となる外国人の資格取得届・資格喪失届についても、同じページに様式へのリンクが掲載されています。

出典：厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」（2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に」（令和8年6月版）

まとめ

外国人雇用状況の届出は、外国人の雇入れと離職のたびに事業主が行う手続きです。雇用保険の被保険者となる外国人は資格取得届・資格喪失届で、被保険者とならない外国人は外国人雇用状況届出書（様式第3号）で届け出ます。期限は、被保険者となる外国人の雇入れが翌月10日まで、離職が翌日から10日以内、被保険者とならない外国人が雇入れ・離職ともに翌月の末日までです。

記入する事項は、在留カードや旅券の提示を求めて確認します。令和8年6月14日から在留カードの券面が変わり、特定在留カードの運用も始まっています。令和9年4月1日からは、新しい様式第3号と改正後の届出事項が適用され、同じ日に不法就労助長罪の罰則も引き上げられます。雇入れ・離職の手順書やチェックリストを使っている場合は、これらの日付に合わせて見直しておくと、担当者が替わっても同じ手順で届け出やすくなります。

出典：厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」（2026年9月時点）／e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律施行規則」（第12条、2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用はルールを守って適正に」（令和8年6月版）／e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律施行規則」（令和9年4月1日施行版、第10条）／e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（令和9年4月1日施行版、第73条の2）

外国人雇用状況の届出は、外国人を採用して受け入れる一連の手続きの一部です。「技術・人文知識・国際業務」や「特定技能」の外国人を採用する場合は、在留資格の申請や確認、雇用保険の手続き、出入国在留管理庁への届出と合わせて、採用の計画を立てることになります。

出典：出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請」（2026年9月時点）／厚生労働省「外国人雇用状況の届出について」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「特定技能所属機関による特定技能雇用契約に係る届出」（2026年9月時点）

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出典：株式会社グローバルトラストネットワークス「【法人様向け】外国人材受入れ支援サービス」（2026年9月時点）／出入国在留管理庁「在留資格変更許可申請」（2026年9月時点）／e-Gov法令検索「労働施策の総合的な推進並びに労働者の雇用の安定及び職業生活の充実等に関する法律」（第28条、2026年9月時点）／e-Gov法令検索「出入国管理及び難民認定法」（第20条、2026年9月時点）

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